Официальное /деловое письмо на английском

Writing an Official / Business Letter

Запомните структуру типичного делового письма! The structure of a typical business letter:

1.     Letterhead Brownlee & Co Ltd
2.    Sender’s address 5 High Street, Blackheath, London SF3B SHY tel: 01-852-6872
3. Recipient’s address Mr. C. Chamberlain Managing Director Evans Universal Ltd.                Lord Shaftsbury Avenue,
London W1A 7WW
4. Reference Our ref: MS/WID/15/88
5. Date 26th October 2001
6. Salutation Dear Mr. Chamberlain,
7. Introductory paragraph Thank you for your letter of 22nd October enquiring about our range of office equipment.
8. Main paragraph I enclose an up-to-date price list and our latest catalogue which I hope includes something of interest to you. You will notice that we offer very favourable terms of payment.
9. Concluding paragraph I look forward to hearing from you again
10. Complimentary ending Yours sincerely,
11. Signature  
12. (Typed) signature  
13. Position/title  
14. Enclosures  

Адрес и получатель

На фирменном бланке с товарным знаком фирмы и ее адресом адрес получателя располага­ется с левой стороны. Дата указывается справа, на одном уровне с первой или последней строкой адреса получателя.

Обратите внимание: если письмо написано не на фирменном бланке, то адрес получателя находится слева, а адрес отправителя — справа. В таком случае дата ставится под адресом отправителя на уровне первой строки адреса получателя.

 

Способы обращения — Ways of address/salutation

Dear Sirs — К компании

Dear Sir — К мужчине, чья фамилия вам неизвестна

Dear Madam — К женщине (незамужней или замужней), чья фамилия вам неизвестна

Dear Mr Smith — К мужчине, чью фамилию вы знаете

Dear Mrs Smith — К замужней женщине

Dear Miss Smith — К незамужней женщине или девушке

Dear Ms Smith — К женщине, если вам неизвестно ее семей­ное положение

To whom it may concern — Ко всем заинтересованным

Sales Department — К определенному отделу, например, к от­делу продаж


 

Ways of closing a business letter — Конец делового письма

Yours faithfully/                                            Искренне ваш

Yours truly/Truly yours/

Very truly yours /Yours sincerely/ Sincerely (yours)


 

Подпись

Подпись стоит всегда между заключительными словами прощания и напечатанной фамилией отправителя, которая может сопровождаться титулом и его должностью в фирме:

Yours faithfully R. Maskin (Mrs) Sales Representative

Обратите внимание: если не указывается пол отправителя, то это почти всегда мужчина.


 

Стиль и оформление

После обращения и в словах прощания все чаще отсутствуют знаки препинания. Важно единообразие: либо вы употребляете запятую в обоих случаях, либо нет.

Dear Mr Simpson,

Yours sincerely,

Dear Mr Simpson Yours sincerely

Основная часть письма начинается с первой после обращения строки и оформляется следующим образом:

  1. Все строки начинаются с левого края, абзацы маркируются с помощью интервала.
  2. Первое слово основной части письма, т. е. после обращения, в корреспонденции на английском языке всегда пишется с прописной буквы.
  3. Деловое письмо должно быть прежде всего простым. Поэтому старайтесь употреблять короткие предложения. Не стоит слишком злоупотреблять местоимениями 1-го лица, но время от времени начать предложение с I или weвполне допустимо. Таким образом избегают употребления сложных структур.
  4. Избегайте сокращенных форм, таких как: I’d, I’ll, won’t, don’t, can’t, haven’tи т.д. Они характеризуют разговорную речь.
  5. По возможности используйте 3-е лицо и страдательный залог, напр.: Yourorderisbeingprocessed(ваш заказ обрабатывается), вместо Someoneisprocessingyourorder(кто-то обрабатывает ваш заказ).

Эта структура дает возможность говорить от имени фирмы в приемлемом стиле. Из дипломатических соображений 3-е лицо используется также и в рекламации или отказе: A mistake has been made in our order (В нашем заказе обнаружена ошибка) гораздо вежливее, чем You have made a mistake in our order.

  1. Электронные письма обычно формулируются совершенно свободно. Адрес отправителя в той форме, в какой его принято указывать в бумажных письмах, иногда приводится в конце электронного письма (сигнатуры).

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

12 + 12 =