Writing an Official / Business Letter
Запомните структуру типичного делового письма! The structure of a typical business letter:
| 1. Letterhead | Brownlee & Co Ltd |
| 2. Sender’s address | 5 High Street, Blackheath, London SF3B SHY tel: 01-852-6872 |
| 3. Recipient’s address | Mr. C. Chamberlain Managing Director Evans Universal Ltd. Lord Shaftsbury Avenue, London W1A 7WW |
| 4. Reference | Our ref: MS/WID/15/88 |
| 5. Date | 26th October 2001 |
| 6. Salutation | Dear Mr. Chamberlain, |
| 7. Introductory paragraph | Thank you for your letter of 22nd October enquiring about our range of office equipment. |
| 8. Main paragraph | I enclose an up-to-date price list and our latest catalogue which I hope includes something of interest to you. You will notice that we offer very favourable terms of payment. |
| 9. Concluding paragraph | I look forward to hearing from you again |
| 10. Complimentary ending | Yours sincerely, |
| 11. Signature | |
| 12. (Typed) signature | |
| 13. Position/title | |
| 14. Enclosures |
Адрес и получатель
На фирменном бланке с товарным знаком фирмы и ее адресом адрес получателя располагается с левой стороны. Дата указывается справа, на одном уровне с первой или последней строкой адреса получателя.
Обратите внимание: если письмо написано не на фирменном бланке, то адрес получателя находится слева, а адрес отправителя — справа. В таком случае дата ставится под адресом отправителя на уровне первой строки адреса получателя.
Способы обращения — Ways of address/salutation
Dear Sirs — К компании
Dear Sir — К мужчине, чья фамилия вам неизвестна
Dear Madam — К женщине (незамужней или замужней), чья фамилия вам неизвестна
Dear Mr Smith — К мужчине, чью фамилию вы знаете
Dear Mrs Smith — К замужней женщине
Dear Miss Smith — К незамужней женщине или девушке
Dear Ms Smith — К женщине, если вам неизвестно ее семейное положение
To whom it may concern — Ко всем заинтересованным
Sales Department — К определенному отделу, например, к отделу продаж
Ways of closing a business letter — Конец делового письма
Yours faithfully/ Искренне ваш
Yours truly/Truly yours/
Very truly yours /Yours sincerely/ Sincerely (yours)
Подпись
Подпись стоит всегда между заключительными словами прощания и напечатанной фамилией отправителя, которая может сопровождаться титулом и его должностью в фирме:
Yours faithfully R. Maskin (Mrs) Sales Representative
Обратите внимание: если не указывается пол отправителя, то это почти всегда мужчина.
Стиль и оформление
После обращения и в словах прощания все чаще отсутствуют знаки препинания. Важно единообразие: либо вы употребляете запятую в обоих случаях, либо нет.
Dear Mr Simpson,
Yours sincerely,
Dear Mr Simpson Yours sincerely
Основная часть письма начинается с первой после обращения строки и оформляется следующим образом:
- Все строки начинаются с левого края, абзацы маркируются с помощью интервала.
- Первое слово основной части письма, т. е. после обращения, в корреспонденции на английском языке всегда пишется с прописной буквы.
- Деловое письмо должно быть прежде всего простым. Поэтому старайтесь употреблять короткие предложения. Не стоит слишком злоупотреблять местоимениями 1-го лица, но время от времени начать предложение с I или weвполне допустимо. Таким образом избегают употребления сложных структур.
- Избегайте сокращенных форм, таких как: I’d, I’ll, won’t, don’t, can’t, haven’tи т.д. Они характеризуют разговорную речь.
- По возможности используйте 3-е лицо и страдательный залог, напр.: Yourorderisbeingprocessed(ваш заказ обрабатывается), вместо Someoneisprocessingyourorder(кто-то обрабатывает ваш заказ).
Эта структура дает возможность говорить от имени фирмы в приемлемом стиле. Из дипломатических соображений 3-е лицо используется также и в рекламации или отказе: A mistake has been made in our order (В нашем заказе обнаружена ошибка) гораздо вежливее, чем You have made a mistake in our order.
- Электронные письма обычно формулируются совершенно свободно. Адрес отправителя в той форме, в какой его принято указывать в бумажных письмах, иногда приводится в конце электронного письма (сигнатуры).
